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EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was ändert sich?

Lohngerechtigkeit ist ein zentrales Thema der europäischen Arbeitsmarktpolitik. Der Grundsatz ist eindeutig: Männer und Frauen sollen für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleiches Entgelt erhalten. Bereits das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet seit 2006 Benachteiligungen wegen des Geschlechts und sieht für Betroffene Ansprüche auf Schadensersatz oder Entschädigung vor.

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird dieser Grundsatz nun deutlich gestärkt. Die Richtlinie ist am 7. Juni 2023 in Kraft getreten und hätte von den Mitgliedstaaten bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Deutschland hat diese Frist jedoch nicht eingehalten. Ein nationales Umsetzungsgesetz liegt nach aktuellem Stand noch nicht vor.

Trotz der ausstehenden nationalen Umsetzung sollten Arbeitgeber das Thema nicht aufschieben. Die Richtlinie enthält weitreichende Transparenz-, Informations- und Berichtspflichten, die erhebliche Auswirkungen auf Vergütungsstrukturen, Bewerbungsprozesse, HR-Systeme und den Datenschutz haben werden.

Männer und Frauen sollen für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleiches Entgelt erhalten. | Bildquelle: Andrey Popov | Bild Nr.: 1912617798.

Ziel der Entgelttransparenzrichtlinie

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verfolgt das Ziel, geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede sichtbarer zu machen, Entgeltdiskriminierung vorzubeugen und die Durchsetzung von Equal-Pay-Ansprüchen zu erleichtern.

Der Begriff „Entgelt“ ist dabei weit zu verstehen. Er umfasst nicht nur das Grundgehalt, sondern auch variable Vergütungsbestandteile, Boni, Zulagen sowie Vorteile in Geld oder Sachleistungen. Arbeitgeber müssen künftig nachvollziehbar darlegen können, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Vergütungen festgelegt, erhöht und weiterentwickelt werden.

Welche Pflichten kommen mit der Entgelttransparenzrichtlinie auf Arbeitgeber zu?

Aus der Entgelttransparenzrichtlinie ergeben sich verschiedene Pflichten, die Unternehmen frühzeitig in ihre arbeitsrechtlichen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Prozesse einbeziehen sollten.

Transparente Vergütungsstrukturen

Ein wesentlicher Baustein ist die Einführung transparenter Vergütungsstrukturen. Arbeitgeber müssen bewerten, ob gleiche oder gleichwertige Arbeit vorliegt. Dabei sind insbesondere folgende Kriterien zu berücksichtigen:

Kompetenzen
Belastungen
Verantwortung
Arbeitsbedingungen

Ergänzend können weitere arbeitsplatz- oder positionsbezogene Kriterien herangezogen werden. Die Bewertung kann beispielsweise anhand eines Punktesystems oder eines vergleichbaren strukturierten Bewertungsmodells erfolgen.

Entscheidend ist, dass die Kriterien objektiv, nachvollziehbar und geschlechtsneutral angewendet werden.

Gehaltstransparenz im Bewerbungsverfahren

Auch im Bewerbungsverfahren entstehen durch die EU-Engelttransparenzrichtlinie neue Pflichten. Diese betreffen grundsätzlich alle Arbeitgeber, unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten.

Arbeitgeber müssen Bewerbenden künftig proaktiv Informationen über das Einstiegsgehalt oder die vorgesehene Gehaltsspanne zur Verfügung stellen. Diese Information kann bereits in der Stellenausschreibung enthalten sein oder spätestens vor dem ersten Vorstellungsgespräch mitgeteilt werden.

Gleichzeitig dürfen Bewerbende nicht mehr nach ihrer bisherigen Vergütung gefragt werden. Dadurch soll verhindert werden, dass bestehende Entgeltunterschiede aus früheren Arbeitsverhältnissen fortgeschrieben werden. Bewerbende sollen stattdessen auf Grundlage transparenter und objektiver Informationen in Gehaltsverhandlungen gehen können.

Auskunftsanspruch und Informationspflicht gegenüber Beschäftigten

Die Entgelttransparenzrichtlinie erweitert außerdem die Informationsrechte von Beschäftigten.

Beschäftigte sollen künftig erfahren können, welche Kriterien für die Festlegung ihres Entgelts, ihrer Entgelterhöhung und ihrer Entgeltentwicklung maßgeblich sind. Darüber hinaus sollen sie Auskunft über ihr individuelles Entgelt sowie über durchschnittliche Entgeltniveaus vergleichbarer Beschäftigtengruppen erhalten können.

Auch Geheimhaltungsklauseln, die Beschäftigte daran hindern sollen, über ihr Entgelt zu sprechen, werden künftig keine wirksame Grundlage mehr bieten. Beschäftigte dürfen daher nicht daran gehindert werden, sich über Entgeltfragen auszutauschen oder Kolleginnen und Kollegen nach deren Vergütung zu fragen.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Vergütungsentscheidungen müssen künftig nicht nur intern begründbar, sondern auch gegenüber Beschäftigten nachvollziehbar darstellbar sein.

Berichtspflicht

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Richtlinie sind regelmäßige Berichtspflichten zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle, also zum Gender Pay Gap.

Die Berichtspflichten richten sich nach der Anzahl der Beschäftigten:

Anzahl der Beschäftigten	Berichtspflicht	Erste Berichterstattung
250+ Beschäftigte	Jährlich für das vorangegangene Jahr	07.06.2027
150-249 Beschäftigte	Alle drei Jahre für das vorangegangene Jahr	07.06.2027
100-149 Beschäftigte	Alle drei Jahre für das vorangegangene Jahr	07.06.2031
Unter 100 Beschäftigte	Grundsätzlich freiwillig. Es sei denn, die Mitgliedstaaten verpflichten sie.

Die Berichterstattung muss insbesondere Angaben zu folgenden Punkten enthalten:

das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle und das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen
das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle und das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen
der Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten
der Anteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in jedem Entgeltquartil
das geschlechtsspezifische Entgelt oder variable Bestandteile aufgeschlüsselt

Joint Pay Assessment: Gemeinsame Entgeltbewertung bei Auffälligkeiten

Ergibt sich aus der Berichterstattung ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens fünf Prozent, das nicht durch objektive und geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann, entsteht weiterer Handlungsbedarf.

Kann der Arbeitgeber diese Differenz nicht innerhalb von sechs Monaten nach der Berichterstattung beseitigen, muss gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine sogenannte gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt werden. Diese wird auch als Joint Pay Assessment bezeichnet.

Dabei sind insbesondere folgende Aspekte zu analysieren:

Gründe für unterschiedliche Entgelthöhen
Wirksamkeit bisheriger Maßnahmen
durchschnittliche Entgelterhöhungen
variable Entgeltbestandteile
mögliche strukturelle Ursachen für Entgeltunterschiede

Ziel ist es, nicht gerechtfertigte Entgeltunterschiede zu identifizieren und wirksame Maßnahmen zu deren Beseitigung einzuleiten.

Die Entgelttransparenzrichtlinie fördert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Entgelts zwischen Beschäftigten und Arbeitgeber. | Bildquelle: Johannes | Bild Nr.: 1970802879

Was bedeutet die Entgelttransparenzrichtlinie für den Datenschutz?

Die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie ist nicht nur arbeitsrechtlich relevant, sondern auch datenschutzrechtlich besonders bedeutsam.

Entgeltdaten sind personenbezogene Daten. Auch wenn sie grundsätzlich nicht zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO gehören, sind sie im Beschäftigungskontext besonders sensibel. Im Rahmen der neuen Transparenz- und Berichtspflichten werden umfangreiche personenbezogene Daten erhoben, ausgewertet, verglichen und teilweise offengelegt.

Damit steigen die Anforderungen an:

Vertraulichkeit
Zweckbindung
Datenminimierung
Zugriffsbeschränkungen
Lösch- und Aufbewahrungsfristen
technische und organisatorische Maßnahmen

Besonders wichtig ist, dass keine direkten oder indirekten Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte möglich werden. Auch Informationen ohne Namensnennung können personenbezogen sein, wenn Beschäftigte über kleine Vergleichsgruppen oder zusätzliche Kontextinformationen identifizierbar werden.

Gerade kleine Vergleichsgruppen bergen daher ein erhöhtes Risiko. Was auf den ersten Blick anonymisiert erscheint, kann tatsächlich ein indirekt personenbezogenes Datum darstellen.

Mögliche Datenschutzrisiken

Im Zusammenhang mit der Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie können insbesondere folgende Datenschutzrisiken entstehen:

Offenlegung individueller Gehälter,
Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte durch kleine Vergleichsgruppen,
zu weitreichende Zugriffsrechte im HR-Bereich,
fehlende oder unzureichende Datenschutzhinweise,
unverhältnismäßig lange Speicherung von Entgeltdaten,
unklare Rechtsgrundlagen für einzelne Verarbeitungsvorgänge,
Einsatz externer Dienstleister ohne ausreichende datenschutzrechtliche Prüfung.

Der Datenschutz sollte daher frühzeitig in die Umsetzung eingebunden werden. Dies betrifft insbesondere die Gestaltung von Auskunftsprozessen, die Anpassung von Datenschutzhinweisen, die Prüfung der Rechtsgrundlagen, die Festlegung von Löschfristen sowie die Bewertung technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Ziel muss es sein, die arbeitsrechtlichen Transparenzanforderungen korrekt umzusetzen, ohne den Schutz personenbezogener Beschäftigtendaten zu vernachlässigen.

Sanktionen: Das droht Unternehmen bei Verstoß gegen die Entgelttransparenzrichtlinie

Verstöße gegen Entgeltgleichheit und Transparenzpflichten können für Arbeitgeber erhebliche Folgen haben.

Beschäftigte können unter bestimmten Voraussetzungen Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche geltend machen. Bereits § 15 AGG sieht entsprechende Ansprüche bei Benachteiligungen vor. Darüber hinaus sieht die Richtlinie vor, dass Verstöße durch wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen geahndet werden sollen.

Beschäftigte können unter anderem Nachzahlungen entgangener Entgelte, entgangener Boni oder Nachteile bei beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten geltend machen. Für Arbeitgeber erhöht sich damit das Risiko, wenn Vergütungsentscheidungen nicht objektiv dokumentiert und geschlechtsneutral begründet werden können.

Fazit

Auch wenn die nationale Umsetzung in Deutschland noch aussteht, sollten Arbeitgeber bereits jetzt mit der Vorbereitung beginnen.

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